今天想要跟你分享事业成功关键主题
就是改善你的开会效率
相信你如果在公司任职
或者你自己常和别人合作
以团队合作的模式进行着你的事业
你一定会遇到一个很大的问题
就是每次开会似乎常常都太冗长
造成耽误了执行处理工作的时间
OK，因为我一直以来也都需要常常和客户开会
并且自己公司和行销团队这边也常要开会
以前我也常常因为开会时间太冗长而造成时间不够用
但后来我发现开会时间里面
似乎有至少一半时间都是在谈些不重要的事情
甚至是谈和开会无关的内容
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因此我后来发现如果每个礼拜都浪费这么多时间在开会的话
真的很多事情都没办法如期达成
甚至需要花更多时间才能完成
也会造成客户的一些案子时间耽误
因此后来我一直在思考该如何才能让开会变得更有效率
而我终于在去年规划思考出了一些不错的解决方法
所以我今天就是要跟你分享这些我思考出来的方法
增加开会效率方法一：《开会前先把会议大纲和细项条列出来并寄给与会者》
这个方式我想知道的人或企业很多
但真正有在执行的却少之又少
但我真正去执行之后发现的确很有效
你应该要在开会前先把会议的大纲和细项以条列的方式整理出来
并且寄给参与会议的人
这个好处并不仅仅在于知道开会的流程
最重要的好处是在可以让参与会议的人提前知道大纲
并且知道大纲后可以先思考每一条会议主题和细项的想法
当进入会议时就可以直接提出各自的想法并加以讨论
开会时就是要整合所有人的意见看法进行表决
而不是把时间花在思考上面
我认为这是提前条列式大纲细项给与会者的最关键原因
增加开会效率方法二：《准时开始结束，时间以30分钟为单位》
每场会议设定开始和结束时间
而且必须严格掌控时间，以30分钟为单位
但当然不是说会议一定要在30分钟内结束
而是要详细规划这场会议需要用到几个单位时间
例如2个单位时间就是60分钟
3个单位时间就是90分钟
但我认为会议千万绝对不要超过4个单位时间
也就是120分钟
如果会议会开超过120分钟
可见你的会议讨论议题就太多了
甚至各与会人员没有做好事前的准备和规划
所以才会造成会议冗长没效率
超过4个单位时间的会议我想效益绝对很低
而且也会严重影响与会者的精神集中力
以及后续执行工作的时间
增加开会效率方法三：讨论的细项都必须有所规范
很多人常常遇到开会的状况就是
每个员工提出一些各自不同的想法
然后开始进行类似辩论一样的大会
甚至想法会越来越天马行空
造成无意间的时间浪费
我认为当然提出很多想法是好的
但我认为每个讨论的细项都必须有所规范
这样才不会一直造成时间的无谓浪费
因为会议中通常80%后来提出的想法都不会被真正采纳
例如每位与会者提出1-2个想法之后
大家立刻表决选出1种最适合的方案
然后再讨论接下来的执行方式
执行方式采与会者各自提出想法后规划整理
然后在进行下一个会议项目的讨论
而不要把时间一直停留浪费在同一个项目讨论上
这也是为何常常有些会议需要花2倍以上时间进行的原因
增加开会效率方法四：《与会者一分钟分别确认项目工作执行内容》
每个细项讨论出来的结果
最后都要由与会者各自一分钟分别确认项目工作执行内容
常常大部分的会议都是讨论完全部大纲和细项后
才确认各自的工作执行内容
这其实是非常没有效率的
因为等你开完会讨论完5个或6个项目后
叫每个人从第一个项目开始确认工作内容
我想很多人都已经忘了
又要花时间来思考和整理
因此我认为应该每个项目讨论完后
与会者各自都花一分钟的时间来确认工作执行内容
这样当讨论到最后一个项目
也就代表大家都非常清楚自己开完会后的工作
而不会迷迷糊糊浪费开会时间
这个增加开会效率的方法也会对与会者的工作执行非常有帮助
OK，如果你是公司老板、主管、员工
你常常遇到开会很没效率的这种问题
我相信今天的文章内容应该会对你有所帮助
而且如果你是从事网路行销或网路创业的朋友
我相信这篇文章的内容也会对你有所帮助
毕竟你可能也常常需要跟你的团队
或者外包团队开会讨论执行细节
我认为开会最重要的目的就是要把讨论决策的事情拿去执行
开完会之后的事情才是真正至关重要的！
我相信这也会是你事业成功的关键因素和秘诀
千万别忘了以下的公式：
效率 + 执行力 = 竞争力
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OK，今天就跟你分享到这边
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我们下篇文章见，掰一
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文章作者：网路行销策略站站长-林玮
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